REGULAMIN
Regulamin WaterFolder DAY
Postanowienia ogólne
- Konferencja firmy RETENCJAPL sp. z o.o. zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez RETENCJAPL sp. z o.o., zwanej w dalszej części Regulaminu Organizatorem.
- Organizatorem konferencji jest RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk zwana w dalszej części Regulaminu Organizatorem.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich biorących udział w Konferencji, zarówno Gości jak i Partnerów, zwanych w dalszej części Regulaminu Uczestnikami.
- Zamawiającym jest osoba fizyczna lub prawna, która złożyła zamówienie na usługi korzystając z Formularza Zgłoszeniowego zamieszczonego pod adresem https://day.waterfolder.com/.
- Uczestnikiem Konferencji jest Zamawiający będący osobą fizyczną lub osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego w Formularzu Zgłoszenia.
- W przypadku, gdy Zamawiającym nie jest Uczestnik, Zamawiający wyraża zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika oraz zgody na wykorzystywanie utrwalonego w czasie Konferencji wizerunku Uczestnika. Jeśli Uczestnik nie wyraża powyższych zgód musi zgłosić się do organizatora w celu ich wykreślenia.
- Wypełnienie Formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.
Warunki uczestnictwa
- Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
– Zgłoszenie udziału w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego on-line.
– Dokonanie płatności przelewem zgodnie z trybem opisanym w pkt. 4 niniejszego Regulaminu. - Potwierdzenie rejestracji Uczestnika zostanie przesłane przez Organizatora e-mailem łącznie z fakturą proforma w ciągu 4 (czterech) dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego.
- Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o rezerwacji udziału w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
- Koszt udziału, przejazdu oraz pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
- Termin przesyłania Formularza Zgłoszeniowego jest określony przez Organizatora na Formularzu Zgłoszeniowym. Po tym terminie zgłoszenia są możliwe w zależności od dostępności miejsc przez bezpośrednią komunikację: konferencje@retencja.pl.
- Powyższe warunki organizacyjne nie mają zastosowania dla zgłoszeń przesłanych później niż 6 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji. W tym przypadku warunki organizacyjne należy ustalić indywidualnie z Organizatorem.
Zasady konferencji
- Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania zmian w programie, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja. W szczególności ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji poszczególnych założeń Konferencji, jak również nie ponosi odpowiedzialności za niewykorzystanie przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu spotkania.
- Wszyscy uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do przestrzegania regulaminu obiektu Amber Expo Gdańsk.
- Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie lub osoby przez Zamawiającego oddelegowane do udziału w Konferencji, zniszczenia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione, zniszczone bądź skradzione, będące własnością Uczestnika lub osób oddelegowanych przez Zamawiającego podczas Konferencji.
- Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., epidemiologicznych jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
- Nagrywanie lub utrwalanie w jakikolwiek inny sposób konferencji jest niedozwolone.
- Wydarzenie jest organizowanie w formie stacjonarnej.
Zasady płatności
- Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data otrzymania przez Organizatora Formularza Zgłoszeniowego i terminowej płatności.
- Obowiązującym sposobem płatności za konferencję jest przedpłata przelewem na konto bankowe:
RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk
mBank: 24 1140 1065 0000 4975 6800 1001
W tytule przelewu należy podać: IMIĘ_NAZWISKO_WaterFolder DAY
- Płatności za Konferencję należy dokonać najpóźniej 14 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji.
Warunki rezygnacji
- Anulacji zgłoszenia dokonywać można do 28 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji, wyłącznie poprzez pisemne oświadczenie przesłane e-mailem na adres konferencje@retencja.pl.
- Rezygnacja z udziału w Konferencji po wyznaczonym w ust. 1 niniejszego paragrafu terminie zobowiązuje do dokonania pełnej opłaty za uczestnictwo na konto spółki RETENCJAPL.
- Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu. W takim przypadku dokonana opłata Konferencyjna jest zwracana na podany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego.
- W przypadku niestawienia się Uczestnika na Konferencji, ponosi on pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z Formularzem Zgłoszeniowym.
Ochrona danych
- Administratorem danych osobowych w myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako ,,RODO”) jest RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk.
- Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych Uczestnika Konferencji lub Zamawiającego (zwanych dalej łącznie „Uczestnikami”).
- Kontakt z przedstawicielem Administratora: informacja@retencja.pl.
- Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników Konferencji oraz przekazania informacji organizacyjnych.
- Odbiorcą danych osobowych Uczestników będą RETENCJAPL Sp. z o.o. oraz inne podmioty świadczące dla Administratora usługi m.in. dotyczące rozliczeń finansowych, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych, w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją Konferencji.
- W toku załatwiania Pani/Pana sprawy dane osobowe mogą być przekazane innym podmiotom. Odbiorcami danych mogą być podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa oraz podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych ze Spółką przetwarzają dane osobowe, np. organizatorom, partnerom i sponsorom eventu.
- Uczestnik posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail informacja@retencja.pl.
- Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych, których podstawą nie jest jego zgoda, umowa czy przepis prawa.
- Dane osobowe uczestników przechowywane będą przez okres 5 lat, przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt 7.
- Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
- Dokonując rejestracji Zamawiający będący osobą fizyczną, jak również osoba fizyczna reprezentująca w procesie rejestracji Zamawiającego niebędącego osobą fizyczną, wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym do stworzenia listy Uczestników. Uczestnik wyraża zgodę na udostępnienie adresu e-mail prelegentom prowadzącym warsztaty w celu prawidłowego przeprowadzenia warsztatów. W przypadku, gdy Zgłaszającym nie jest Uczestnik, Uczestnik potwierdza swoją zgodę na przetwarzanie danych stosownie do treści §1 ust. 6.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.
- Organizator przyjął i przestrzega polityki bezpieczeństwa danych osobowych.
- Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
- Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie przez Organizatora jego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji, a Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzania podczas Konferencji sesji fotograficznych i nagrań video. W przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji elektronicznej o braku zgody na utrwalanie wizerunku najpóźniej pierwszego dnia po zakończeniu Konferencji.
- Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.
Postanowienia końcowe
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji lub zmiany terminu i godzin w wyniku zaistnienia zdarzeń losowych. W wypadku odwołania wszystkie wpłaty wniesione przez Uczestnika zostaną zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości.
- Przez zdarzenia losowe Organizator rozumie:
– pożar,
– powódź,
– awaria instalacji elektrycznej, grzewczej, gazowej, wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacyjnej lub innej, której wystąpienie mogłoby zagrażać życiu lub zdrowiu osób uczestniczących w Konferencji,
– konflikt zbrojny,
– zamieszki uliczne,
– katastrofa drogowa, kolejowa, lotnicza lub inna, która uniemożliwia dojazd do miejsca przeprowadzania Konferencji, a także bezpieczne jej przeprowadzenie,
– inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie Konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników Konferencji w przypadku jej odbycia. - Wysłanie Formularza Zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
- W trakcie Konferencji Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu obrad w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków Uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach spółki RETENCJAPL oraz na stronie www.
- Organizator oświadcza, że materiały udostępniane Uczestnikom podczas Konferencji są objęte ochroną prawa autorskiego. Zamawiający i/lub Uczestnik ma prawo do korzystania z nich jedynie w ramach dozwolonego użytku osobistego. Kopiowanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie i inne formy korzystania z tych materiałów wykraczające poza granice dozwolone prawem są zabronione.
- Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej https://day.waterfolder.com/
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej https://day.waterfolder.com/